Så arrangerar du en pressresa – 10 tips på vägen
Det är när genuina berättelser förmedlas av trovärdiga personer en destination marknadsförs på ett bra sätt. Därför är det viktigt att noga välja ut de upplevelser och personer som journalisterna möter under sitt besök och att journalisten får matnyttig information utifrån sitt uppdrag. Men hur ska en pressresa arrangeras? Vem finansierar? Och ska du tacka ja till alla förfrågningar? Lina Skandevall, resejournalist och pressresearrangör ger sina bästa tips.
Lina Skandevall är resejournalist sedan 15 år med hela världen som arbetsfält och drygt 150 pressresor i bagaget. Sedan pandemin har hon ställt om och arbetar nu för att utveckla destinationer och affärsutvecklar företag inom besöksnäringen för att lyfta internationellt. Det innebär även att hon arrangerar pressresor för journalister – med en hel del kunskap om vad som fungerar – och vad som inte gör det. Här är hennes bästa tips.
1. Ta kontakt med journalisten inför resan!
När du arrangerar en pressresa finns mycket att tänka på. Men det absolut viktigaste medskicket är att ta kontakt med journalisterna inför resan. Vad är syftet och vinkeln med artikeln? Vad förväntar sig journalisten? Vill de ha ett färdigt schema eller upptäcka på egen hand? Då finns mycket bättre förutsättningar för en bra artikel.
2. Individuell resa eller gruppresa?
Gruppresor har en fördel eftersom du oavsett antal journalister ändå behöver kontakta alla samarbetspartners inför resan. Du får självklart också en större spridning med fler journalister som skriver för olika magasin. Var noga med att journalisterna inte kommer från konkurrerande publikationer – det kan göra jobbet svårt för journalisterna på plats att hitta sin egen vinkel. Därför är det bättre att du väljer en eller högst två personer från samma land – men välj då olika varianter av publikationer. (Exempelvis en från en dagstidning och en från ett livsstilsmagasin.)
Individuella resor gör att du oftare kan stämma av mer noga med journalisten om förväntningar och vinkel. Kanske behövs bara en hyrbil och så tar sig journalisten runt på egen hand till de platser/företag du erbjudit? Eller vill personen utforska helt på egen hand?
Lokala företagare som är duktiga på storytelling ska du vårda ömt! Som My, ägare av Stelor på Gotland.
3. Tacka inte ja till alla förfrågningar
Gör din bakgrundskontroll på journalisterna. Visit Sweden kan hjälpa till att kolla upp! Det är inte fult att fråga om i vilken tidning, beräknad omfattning och när på året artikeln kommer att publiceras. Vi resejournalister är vana vid det. Vi vet att det krävs mycket tid från arrangörens håll och förstår att du vill vara säker på att det genererar resultat.
4. Journalisten vill inte behöva betala
Luttrade resejournalister förväntar sig att allt är betalt från det att de tar transporten till destinationen. Att vara resejournalist är allt annat än välbetalt vilket gör att det finns risk att journalisten tackar nej om de får betala för sig. Men även här är det viktigt att ha fingertoppskänsla – många dagstidningar vill betala för att inte riskera att bli ifrågasatta för opartiskhet.
5. Vem betalar?
För att göra en pressresa krävs därför att du har ett bra nätverk och många samarbetspartners som förstår och vill hjälpa till med att göra resan möjlig. Kanske ställer företagen själva upp med middag, upplevelse eller husrum? Internationellt har de flesta hotell ”mediarates”, vilket innebär att hotellet tar en summa för att täcka kostnaderna så att de inte går med förlust vid pressbesök. Kanske finns möjlighet till liknande upplägg med de ni samarbetar med?
Förutom det krävs personella resurser. Någon behöver följa med under resan (om inte annat bestämts vid exempelvis en individuell resa) för att se till att allt flyter på som det ska, köra bilen eller hjälpa till med transport och svara på frågor om destinationen.
Obs! Kom ihåg att inte lova deltagande samarbetspartners för mycket. Det är mycket viktigt att signalera att även om företagen ställer upp finns inga garantier för att just de blir omskrivna. Journalister är opartiska och går inte att styra.
6. Behövs verkligen en fotograf?
Ja. I alla fall om journalisten kommer från en större tidning. Redaktörerna nöjer sig sällan med pressbilder som publiceras på fler ställen. Bilderna behöver kanske skildra den specifika upplevelsen och då hjälper bilderna till att bära upp berättelsen. Men i de flesta fall fotar journalisterna själva alternativt använder pressbilder.
Tips! Bygg upp en bildbank med både högupplösta och lågupplösta bilder som är lättillgänglig för journalisterna så de enkelt kan plocka bilder från destinationen och de platser de besökt.
Fotograf eller inte? Det blir garanterat ett mer genuint reportage. Men se till att ha en bildbank redo för de som inte har med sig fotograf (vilket man oftast inte har).
7. Hur lång bör en pressresa vara?
Oftast pågår en pressresa tre till fem dagar. Det beror på flera saker, dels att det tar kraft att arrangera en pressresa, dels för att journalister har begränsad tid men samtidigt vill lära sig så mycket som möjligt om resmålet. Var noga med att planera in egentid och inte göra programmet för intensivt. Att pusta någon timme före middagen är skönt för att smälta intryck, gå en promenad eller jobba lite. Vissa vill ha mycket egentid, andra vill ha ett späckat schema – det stämmer du av med journalisterna före resan. Men generellt: skapa hellre luft i programmet men ge flera förslag på vad journalisterna kan göra om de vill fylla den oplanerade tiden med något.
Tips! I programmet – sammanställ så mycket fakta, länkar och kontaktuppgifter du kan. Skicka ALLTID ut programmet i god tid så journalisten kan förbereda sig.
8. Värdskapet är allt
Var noga med att skapa en riktigt fin upplevelse för journalisten. Informera berörda parter om vem det är som kommer, vilket land och vilken media personen skriver för och vad inriktningen är.
Storytelling, fotovänliga miljöer och att få smaka på produkten. Elisabeth Hellström, ägare av Hellström Gin kan det där med journalistbesök.
9. Vilka upplevelser brukar uppskattas?
Genuint, autentiskt och gärna unikt. Skapa upplevelser som journalisten kommer ihåg! Kanske kan du arrangera en picknick med lokala råvaror på en sommaräng samtidigt som du berättar om matkulturen? Fiska, paddla kajak, plocka bär? Hjälp dem att få en äkta känsla av platsen, gärna genom människor som bor på platsen och som kan berätta sin historia. Rolig fakta och kuriosa går alltid hem! Låt journalisterna få egen tid för att fota, anteckna. Var lyhörd!
Från jord till bord. Närodlat och lokalt är alltid mer intressant för en journalistisk berättelse.
10. Följ upp!
Det är alltid intressant att se över om du fått förändrad statistik av artikeln/besöket. Tacka gärna journalisten för besöket och fråga vad som kunde ha gjorts bättre. Samma sak gäller självklart med samarbetspartners. Tacka dem för att de ställde upp och fråga dem om deras intryck av besöket och utfallet.